ATASAY KUYUMCULUK SAN.VE TİC.AŞ. RAFİNERİ MÜŞTERİ TANIMA VE KİMLİK TESPİTİ POLİTİKASI

1. AMAÇ

Suç gelirlerinin aklanması ve terörün finansmanı ile mücadelenin en önemli araçları etkin bir şüpheli işlem bildirim sistemi ve müşteri kabul politikasına uygun olarak yürütülen, belge ve bilgilere dayalı müşterinin tanınması sürecidir. Bu kapsamda Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş., müşteri kabul politikasına uygun olarak, suç gelirlerinin aklanması ve terörün finansmanı bakımından taşıdığı riskler nedeniyle Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.tarafından hizmet verilmeyecek kişi ve kuruluşların Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.’de müşteri olarak kabul edilmesinin engellenmesi, yüksek riskli olduğu kabul edilen kişi ve kuruluşların ise ancak diğer müşterilere göre daha yüksek güvenlik tedbirleri ve onay mekanizmaları uygulandıktan sonra kabulü hedeflenmektedir.

Bu politikada, Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen “ATASAY KUYUMCULUK RAFİNERİ (AML&CFT) SUÇ GELİRLERİNİN AKLANMASI VE TERÖRÜN FİNANSMANININ ÖNLENMESİ POLİTİKASI” çerçevesinde, müşteri kabulü sırasında dikkate alınması gereken hususlar, alınması gereken belge ve bilgiler, yüksek riskli müşterilerin kabulüne ilişkin onay süreçleri, kimlik tespitinin ve teyidinin usul ve esasları açıklanmaktadır. Bu politika ile aynı zamanda Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.ve çalışanlarının yasal ve idari yükümlülüklerine ilişkin farkındalıklarının sağlanması amaçlanmıştır.

2. RİSK ANALİZİ

Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.olarak 5549 Sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun ve bu kanuna bağlı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesine Dair Tedbirler Hakkında Yönetmelik, Kıymetli Maden Standartları ve Rafinerileri Hakkında Tebliğ, Borsa İstanbul A.Ş. Kıymetli Madenler Aracı Kuruluşları ile Rafinerilerinin İç Kontrol Sistemi ve Uyum Esasları Hakkında Yönergesi gereği yükümlülükleri bulunmaktadır. Bu nedenle Kanun ve ilgili Yönetmelikler ile Yönergenin tanımladığı görev ve sorumlulukların yerine getirilmemesi suç teşkil etmektedir.

2.1 Operasyonel Risk

Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.’nin suç gelirlerinin aklanması ve terörün finansmanı faaliyetleri içinde yer alması, bu kişilere müşteri tanımlaması yapması ve hesap açması ve/veya sürekli iş ilişkisine girmesi Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.’i ve çalışanları için ciddi riskleri beraberinde getirmektedir. 

Yasal Risk: Yönetmelikte de açıklandığı üzere, suç gelirinin aklanması TCK uyarınca hapis cezasını gerektiren ciddi bir suçtur. Yasal düzenlemelerle, suç gelirlerinin aklanmasının ve terörün finansmanının önlenmesi için “yükümlü” olarak addedilen kurumlara birtakım sorumluluklar ve yükümlülükler atanmıştır. Bu düzenlemelerde, söz konusu sorumluluk ve yükümlülüklere uyulmaması durumunda ilgili tüzel kişilikler için adli ve mali yaptırımlar söz konusudur:

• Kimlik tespiti, Şahibeli İşlem Bildirim ihlali ve devamlı bilgi verme yükümlülüğünün ihlali ile şüpheli işlem bildiriminde bulunulmaması durumunda yükümlülere idari para cezası
• Kanun’un ilgili maddelerinde belirtilen bilgi ve belge verme yükümlülüğü ile muhafaza ve ibraza ilişkin maddesinin ihlali halinde hapis ve adli para cezası öngörülmüştür.
• İlgili Tebliğ kapsamında yükümlülüklerin yerine getirilmemesi halinde de uyarı, para cezası ve rafineri listesinden çıkarılması öngörülmüştür.

Yasal riskten korunmak amacıyla, kanun ve ilgili alt düzenlemelerde belirtilen başta kimlik tespiti yükümlülüğü olmak üzere, mevzuatça tanımlanan teyide esas belgelerin kontrolü, müteakip işlemlerde kimlik tespiti, gerçek faydalanıcının tanınması, müşteri durumunun ve işlemlerinin izlenmesi, vb ile diğer yükümlülüklerin tam olarak öğrenilmesi ve uygulanması, şüpheye düşülen durumlarda Uyum Görevlisi’ne danışılması esastır. Ayrıca, Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.’i personeli bu konularla ilgili olarak Uyum Görevlisi tarafından düzenlenecek eğitimlere katılmalıdır.

2.2 İtibar Riski

Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.’nin isminin suç geliri aklama ve terörizmin finansmanına yönelik faaliyetleri yürüten kişilerle birlikte anılması, Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.’nin sağlamış olduğu hizmetler aracılığıyla bu faaliyetlere bilmeden de olsa yardım etmiş olması gerek ulusal ve uluslararası düzenleyici otoriteler nezdinde Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş..’i için ciddi bir itibar kaybına neden olacaktır. Bu riskin neden olacağı kaybın maliyeti çok yüksek olabilir. Bu nedenle, bu politikada belirtilen müşterinin tanınması adımları eksiksiz uygulanmalı, müşteri kabulü sırasında, özelikle yüksek riskli müşteriler açısından azami dikkat gösterilmelidir.

2.3 Değerli Madenin Kaynağının Riski

Ülke sorgulaması sonucunda elde edilen bilgiye göre o müşteri veya ülkeden gelen mal kabul veya red edilir. Değerli madenin kaynağı yapılacak olan ticarette riski ortadan kaldırmak veya azaltmak için her işlemde mutlaka doğrulanır. Mevcut veya muhtemel ambargolar, Rüşvet, Mali Eylem Görev Gücü(FATF) sıralamaları, politik istikrar gibi durumlar dikkate alınarak uyum birimi tarafından riskli ülkeler sürekli takip edilir. Yapılan değerlendirme sonucu o ülke olumsuz veya şüpheli ise gelen değerli maden ya direkt olarak kabul edilmez veya uyum sorumlusunun kontrolünden geçtikten sonra kabul ya da ret edilir.

2.4 Müşteri Riski

Değerli maden yatırım ürünleriyle (yatırım barları, külçeleri vb.) ilgili bilinen özel yatırımcılar hariç, değerli madenlerin-metallerin özel olarak alım satımını yapan kişilere hizmet verilmez.  Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.’i iyi niyetli olmayan kişilerle iş yapma riskini en aza indirerek sadece profesyonel olarak iş yapan müşterilerle çalışır. Ayrıca çocuk iş gücü çalıştıran müşterilerle de çalışmaz. Formların değerlendirmesi aşamasında her müşteri için risk analizi yapılarak müşteri düşük riskli, orta riskli veya yüksek riskli

olarak tanımlanır. Müşterinin risk analizinin düzenli olarak revize edilmesi sağlanır. Bu maksatla ticari ilişkiye başlanacak her müşteriye bir referans numarası verilerek işlemleri başlatılır ve beyan etmesi gereken form ve evrakları içeren birer müşteri dosyası tutulur. Kullanılan CRM sisteminde cari kart açılarak referans numarası ile sisteme tanıtımı yapılır. Düzenli çalışılan müşterilerden rutin olarak alınan değerli madenin miktarında makul sayılacak artışların dışında bir artış söz konusu olursa, altının kaynağının tespiti ve müşteri açıklamasının yeterli olmaması durumunda yeniden durum değerlendirmesi yapılarak gerekirse yeni belge ve bilgiler istenerek karar verilir.

Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.ile müşteriler arasındaki tüm işlemler uyum sorumlusu tarafından gözlem ve takip edilerek Müşteri Tanıma ve Kimlik Tespiti Politikasının işlerliği kontrol edilir. Bu gözlem sonuçları 3 ayda bir yönetim kuruluna rapor edilir. Bu raporlama sonucunda gerekirse müşterinin risk profili yeniden değerlendirilerek revize edilir. Her sene yaptırılan dış denetimlerle de şirketin bir önceki yıl uyum süreci denetimi ve raporlaması yapılır.

2.5 Yasa Dışı Faaliyetlerle İlişkili Olma Riski

Müşteriler suç gelirlerinin aklanması ve terörün finansmanı, kara para aklama ve vergi sahteciliği gibi illegal yollarla ilişkili olmadıklarının garantisini vermek zorundadırlar. Kontrolü altındaki tüm değerli madenler ile paranın kaynağını doğrulamaları gerekir. Müşterinin aynı zamanda çocuk işgücü kullanılması yönündeki yerel kanunlara da uyduğunu ispatlaması gerekir. Belirtilen bu hususlardaki en ufak bir şüphe bile o müşteriyle ile olan ilişkinin derhal kesilmesini ya da hiç başlamamasını gerektirir.

3. GENEL PRENSİP VE KURALLAR

3.1 Müşteri Kabulü

Müşteri Tanıma ve Kimlik Tespit Politikası’nda belirtilen kıstasları taşıyan gerçek ya da tüzel kişiler Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.müşterisi olmaya adaydırlar. Bu kıstasları taşıyan kişilerin Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.müşterisi olup olmayacaklarına, uyum sorumlusu tarafından karar verilir.

Müşterinin tanınması, Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.’nin, müşterileri ve müşterilerinin faaliyetleri ile ilgili olarak yeterli düzeyde bilgi sahibi olmasını, bu bilgileri edinmek amacıyla kendi bünyesinde politika ve prosedürler geliştirmesini ifade eder. Müşterinin tanınması süreci, suç gelirlerinin aklanması ve terörün finansmanının önlenmesi kapsamında önemli bir araç olmakla birlikte, aynı zamanda müşterinin ihtiyaçlarının daha doğru bir şekilde belirlenmesini ve sonuç olarak hizmet kalitesinin artırılmasını sağlayacak bir prensiptir. Dolayısıyla müşterinin tanınması, yalnızca yeni müşteriler için değil mevcut müşteriler için de geçerli olan sürekli bir süreç olarak düşünülmelidir. Müşterinin tanınmasına ilişkin belgeler ile veriler Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş. açısından en önemli bilgi kaynakları arasında yer alır.

3.1.1 Standart Müşterini Tanı Uygulamaları

Standart Müşterini Tanı tedbirleri aşağıdakileri içermektedir:

a) Müşterinin kimliğini tespit etmek;

b)  Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.tüzel kişiler, tröstler ve benzeri hukuki düzenlemelerin nihai faydalanıcısını tespit edebilmesi için;

• nihai faydalanıcının kimliğini tespit ve teyit etmek için gerekli tedbirleri almak,
• müşterinin ortaklık yapısını ve nihai faydalanıcısını anlamak için risk tabanlı ve gerekli tedbirleri almak, (Bahse konu tedbirler, müşterinin adına ve/veya hesabına hareket ettiği diğer kişiler için de geçerlidir)

c) Müşteriden tesis edilmek istenen iş ilişkisinin niteliği ve amacı hakkında bilgi almak,

d) Yapılan işlemlerin, Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.’nin müşterisine, işine, risk profiline fon kaynaklarına dair bilgileri ile uyumlu olmasını sağlamak bakımından ilişki süresince yapılan işlemlerin incelenmesi dahil olmak üzere iş ilişkisini sürekli izlemek ve sahip olunan belge, veri veya bilgilerin güncel kalmasını sağlamak,

e) Suç gelirinin aklanması veya terörizmin finansmanı ile ilgili olabilecek işlem veya operasyonları işlem öncesinde tespit edebilmek amacıyla gerekli izleme ve kontrol faaliyetleri kapsamında müşterinin risk seviyesini belirlemek.

Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş., standart müşteri tanı uygulamalarının suç gelirinin aklanması ve terörizmin finansmanının önlenmesi riskleri açısından uygun olduğunu yetkili mercilere kanıtlayabilmek amacıyla tüm müşteriler için standart müşterini tanı uygulamalarını uygulayacak ve müşterinin ülke riski, kaynağı temiz, güvenli bölge, nakliye rotalarının güveni,  değerli maden belgeleri ve kayıtlarının riski kapsamında yüksek risk profiline sahip müşteriler için geliştirilmiş müşterini tanı uygulamasına geçecektir.

3.1.2 Geliştirilmiş Müşterini Tanı Uygulamaları (Sıkılaştırılmış Tedbirler)

Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş., aşağıdaki gibi niteliği gereği suç gelirinin aklanması veya terörizmin finansmanı riski taşıyan işlemler, çatışmalardan etkilenmiş ve yüksek riskli bölgelerden gelen ve nakliye rotaları riskli bölgelerden geçen değerli madenlerin olduğu durumlarda standart müşterini tanı uygulamasına ek olarak geliştirilmiş müşterini tanı uygulamasına geçer;

• Değerli maden miktarları dikkate alınmaksızın, suç geliri aklanma veya terörizmin finansmanı şüphesi olduğunda,
• İşlem izleme sürecinde (bir suç gelirinin aklama planının bir parçası olma konusunda daha yüksek risk taşıyan nitelik, büyüklük, sıklık veya olağan dışılıkları dolayısıyla) daha yüksek riskli işlemler tespit edildiğinde,
• Siyasi nüfuz sahibi kişi varlığı tespit edildiğinde,
• Riskli ülke uyruklu veya riskli ülke veya bölgelerde yerleşik veya ilişkili olması,
• Çatışmalardan etkilenmiş ve yüksek riskli bölgelerden gelen ve nakliye rotaları riskli bölgelerden geliyor olması halinde,

müşteri hakkında Geliştirilmiş Müşterini Tanı kapsamında risk temelli yaklaşım çerçevesinde Sıkılaştırılmış Tedbirler uygulanır.

Tespit edilen riskle orantılı olarak aşağıda belirtilen tedbirlerin bir veya birden fazlasını ya da tamamı uygulanır;

• Müşteri hakkında ilave bilgi edinmek ve müşteri ile gerçek faydalanıcının kimlik bilgilerini daha sık güncellenmesi,
• İş ilişkisinin mahiyeti hakkında ilave bilgi edinilmesi,
• İşlemin amacı hakkında bilgi edinilmesi,
• İş ilişkisine girilmesini, mevcut iş ilişkisinin sürdürülmesini ya da işlemin gerçekleştirilmesinin üst seviyedeki görevlinin onayına bağlanması,
• Uygulanan kontrollerin sayı ve sıklığını artırarak ilave kontrol gerektiren işlem türlerinin belirlenmesi suretiyle iş ilişkisinin sıkı gözetim altında tutulması,

3.1.3 Basitleştirilmiş Tedbirler,

İşlem türleri bakımından aklama ve terörün finansmanı riskinin düşük olarak değerlendirilebileceği durumlarda, müşterinin tanınması ilkesiyle ilgili uyulması gereken hususların basitleştirilerek uygulanmasına imkân tanınmaktadır. Bu kapsamda Uyum Görevlisi, aşağıdaki gibi, niteliği gereği düşük suç geliri aklama veya terörizmin finansmanı riski taşıyan şartlarda basitleştirilmiş tedbirleri uygulayabilir:

• Ülkemizde veya aklama ve terörün finansmanıyla mücadele alanındaki uluslararası standartlara uygun düzenleme ve denetime tabi olan diğer ülkelerde yerleşik bankaların, finansal kuruluşlar dışındaki yükümlülerin müşterisi olduğu işlemlerde,
• Müşteri hisseleri Borsa İstanbul’a ve/veya uluslararası borsalara kote edilmiş banka veya şirket olduğu işlemlerde,
• Borsa İstanbul Kıymetli Madenler Piyasasında yapılan işlemlere taraf olan banka ve aracı kurumlarda,

Basitleştirilmiş tedbirler, müşterilerin suç geliri aklama riski düşük müşteriler olarak sınıflandırılabilmesi amacıyla uygulanmamakta, müşterinin kimlik tespit evraklarında sadeleştirmeye gidilmesini mümkün kılmaktadır. Basitleştirilmiş Tedbirler uygulanan müşterilerin bir kısım bilgilerinin teyidi amacıyla evrak ibraz etmelerine gerek bulunmamaktadır.

Düşük suç geliri aklama riski taşıdığı düşünülen müşteriler açısından iş ilişkisi sırasında 3.5 no.lu bölümde açıklanan yüksek risk kriterlerini karşılayan durumlardan birinin ortaya çıkması halinde, uygun geliştirilmiş müşterini tanı önlemleri/ sıkılaştırılmış tedbirler uygulanacaktır.

Basitleştirilmiş tedbirlerin uygulanabilmesi için uyum görevlisinin onayı gerekmektedir.

3.2 Müşteri Olarak Kabul Edilemeyecek Kişi ve Kurumlar

Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.aşağıda belirtilen kişi ve kuruluşları müşteri olarak kabul etmez.

• Gerçek kimlikleri ve adresleri tespit ve teyit edilemeyen kişiler,
• MASAK, OFAC tarafından suç gelirlerinin aklanması ve terörizmin finansmanı konusunda yayınlanan yasaklı/ kara listelerde adı geçen kişi ve kurumlar,
• Yapısı çok karmaşık olan ve gerçek faydalanıcının kimliğinin tespit ve teyit edilmesine olanak tanımayan tüzel kişiler,
• İşlerinin veya fon kaynaklarının yasallığına ilişkin şüphelerin bulunduğu gerçek ve tüzel kişiler,
• Cezai faaliyetlere dahil olduğundan veya bir suç örgütünün ya da terörist örgütün üyesi olduğundan veya bu tür bir örgütü siyasi olarak desteklediğinden ya da finanse ettiğinden şüphelenilmesi gereken kişiler, gruplar ya da tüzel kişiler,
• Herhangi bir ülkede fiziki bir hizmet ofisi bulunmayan, tam gün çalışan personel istihdam etmeyen ve bankacılık işlemleri ile kayıtları açısından resmi bir otoritenin denetimine ve iznine tabi olmayan bankalar,
• Tabela şirketler/ bankalar,

3.3 Müşteri Tanıma İşlemi

Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş. (gerçek ve tüzel kişi) tüm müşterileri için yeterli bilgi ve belgenin toplanmasını ve bunların saklanmasını gerektirir. Söz konusu bilgi ve belgeler, Banka’nın ilgili prosedürlerine uygun olarak basılı nüsha ve elektronik olarak saklanır.

GERÇEK KİŞİ MÜŞTERİLERDE;

TÜM hesap faydalanıcılarının

TÜZEL KİŞİ MÜŞTERİLERDE;

Tüzel Kişinin kendisinin

%10 ve üzeri hissedarlarının

Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.ile tüzel kişi adına işlemleri yapacak yasal temsilcilerinin

MASAK Tedbirler Yönetmeliği kimlik tespit kapsamında zorunlu bilgi ve belge toplanacaktır.

Tüm müşteri adayları Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.hesap açma müşteri tanıma prosedürü için gerekli bilgi ve belgeleri, beyan etmek ve ilgili formları doldurmak zorundadırlar.

1. Şirket Ana Sözleşmesi Kopyası

2. Ticaret Sicil Tasdiknamesi (Son üç ay içinde alınmış) 

3. Oda Faaliyet Belgesi Kopyası

4. İmza Sirküleri / İmza Beyannamesi Kopyası 

5. Vergi Levhası Kopyası

6. TC Kimlik/Pasaport Kopyası (İmza Sirkülerinde Yetki Sahibi kişilerin ve Yönetim Kurulu üyelerinin )

7. İş Ruhsatı (Belediye, Maden vd)

8. Elektrik, Su, Doğalgaz, Telefon Faturalarından Birinin Sona Aya Ait Kopyası

9. Atasay Kuyumculuk  Rafineri Beyanname Yazısı (Ek1)

10. Müşterini Tanıma Formu (Ek2)

11. Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş. ile Birlikte Müşteriler Adına İşlemleri Yürütmekle Yetkili Gerçek Kişi/Kişilere İlişkin Bilgiler (Ek3)

12. Kurumlar İçin Müşteri Tanı Beyanı (Ek4)

13. Müşteri Uyum Anlaşması Formu (Ek5)

14. Altının-Gümüşün Kaynağı-Menşei Bilgi Formu (Ek6)

3.4 Müşteri Riski Değerlendirmesi

Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş., süreklilik esasına uygun olarak yeni ve mevcut müşterilerini değerli madenin kaynağına, temiz ve güvenli bölgelerden gelip gelmemesine, nakliye rotalarına, çalışma süresine, kuruluş yılına, şirketin menşeine, değerli madenin menşeine, iş alanıyla bağlantılı risk düzeyini yansıtan risk kategorilerine göre sınıflandırmalıdır. Bu sınıflama;

• YÜKSEK RİSKLİ müşteriler: Yakın izlemeye sıkla konu edilmesine ihtiyaç bulunan müşteriler. Risk puanı 6501-10000 arasındaki müşteriler (bkz. 3.5).
• ORTA RİSKLİ müşteriler: Yakın izlemeye sıklıkla konu edilmesine ihtiyaç bulunmayan ama mutlaka izleme altında olan müşteriler. Risk puanı 3001-6500 arasındaki müşteriler.
• DÜŞÜK RİSKLİ müşteriler: Riski düşük olan müşteriler. Risk puanı 1-3000 arasındaki müşteriler.

Müşterilerin risk sınıflandırması uyum sorumlusu tarafından yapılmaktadır.

3.5 Yüksek Riskli Müşteriler

Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş. kabul politikası uyarınca aşağıdaki alt maddelerde sıralanan kişi ve kurumlar yüksek riskli kategorisinde kabul edilir.

İş ilişkisinin başlatılması aşamasında Uyum Görevlisi tarafından müşterinin risk seviyesi belirlendikten sonra yüksek riskli müşterilerin kabulünde Genel Müdür uygunluğu ile hesap açılması için onay alınır. MASAK Tedbirler Yönetmeliği Madde 26/A Sıkılaştırılmış Tedbirler kapsamında yüksek riskli müşteriler için;

• Müşterinin riski Uyum Görevlisi tarafından görüşü ile beraber Genel Müdür’e uygunluk için paylaşılır,
• Genel Müdür müşteri riskini onayladığı takdirde müşteri kabulü gerçekleştirilir.

Müşterinin risk seviyesinin, düzenli yakın izleme faaliyeti esnasında, Uyum Görevlisi tarafından değiştirilmesi mümkündür. 

MASAK ve OFAC tarafından yayınlanan yasaklı listelerde yer alan kişi ve kurumlar yüksek riskli müşteri sınıflandırmasında değil, Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.tarafından çalışılmayacak kişi ve kurumlar sınıfında yer almaktadır.

3.6 Düzenli Müşteriler

Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş. düzenli bir şekilde değerli maden kabul ettiği müşterileri düzenli müşteri olarak adlandırılır. Düzenli bir şekilde mal kabulüne karar verilen müşteriler Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş. tarafından iç denetime tabi olurlar.

Bu denetimler daha geniş kapsamlı idari prosedürler ile düzenli şirket ziyaretleri şeklinde olabilir. Yerinde yapılan bu denetimlerde idari prosedürler açısından müşteriler en azından aşağıdaki hususlardaki kanıtları sunmak durumundadırlar:

1. İş ve faaliyet alanlarının ayrıntılı açıklaması,

2. Uyum sorumlusu tarafından sorgulanmak ve teyidi alınmak üzere sektördeki diğer şirketlerden alınacak referansları,

3. Malların kaynağının ayrıntılı kanıtları,

4. Çocuk iş gücü kullanılmadığına dair kanıtlar ve belgeler.

Müşteri kabulü aşamasında verilen bilgiler ile yerinde denetim sonucu tespit edilenler uyumlu ise o müşteri/şirket düzenli müşteri statüsüne sokulur ve ticarete başlanır.

Düzenli müşteri olarak kabul edilmesine rağmen periyodik müşteri ziyaretleri aksatılmaz ve müşteri bilgilerinin doğrulaması işlemleri de aynı periyodlarla icra edilir.

4. İÇ KONTROL MEKANİZMALARI

Altın tedarik zinciri süreci içerisinde risk olarak değerlendirildiği öngörülen herhangi bir uyumsuzluğun üst yönetime aktarılacağı bir iletişim mekanizması olarak Uyumsuzluk Bildirim Sistemi kurulmuş ve bu maksatla Uyum Erişim Noktaları oluşturulmuştur. Yıl içerisinde yapılan planlı personel uyum eğitimleriyle de bilinçlendirme yapılarak bilgilerin tazelenmesi sağlanmış olur. Tespit edilen birim uyum sorumluları vasıtasıyla tedarik süreci aşamalarının ilgili birimlerdeki uygulaması, yapılması gereken prosedür ve işlemler ile uyum sistemi ve tedarik zincirindeki aksamalar ve muhtemel riskler kontrol altına alınmakta ve olumsuz gelişmeler rapor edilmektedir. Atasay Kuyumculuk San.ve Tic.A.Ş.sürekli ticari ilişkisi olan müşterileriyle de bir iç denetim sistemi oluşturmuştur. Düzenli aralıklarla mal kabul ettiği müşterilerini idari uygulamaları ve yerinde alan denetimleri ile yıl içerisinde değişik periyodlarla kontrol ederek yapılan ticaretin risk denetimini yapar.

Bu kapsamda müşterilerin;

a. Şirket olarak yaptıkları faaliyetlerin ayrıntılı açıklamalarının teyidi,

b. Referans olarak bildirdikleri şirketlerle Uyum sorumlusu tarafından araştırma yapılması ve bilgilerin teyidi,

c. Malın menşeinin ispatına yönelik ayrıntılı belgelerin teyidi,

d. Çocuk iş gücü kullanılmadığına dair garanti verilmesi hususlarında denetim ve kontrolü yapılır.

5. UYGULAMA ŞEKLİ

Müşteri Kabul Politikası yayınlandığı an yürürlüğe girer. Olabilecek değişiklikler Uyum Sorumlusu (Compliance Officer) tarafından revize numarasıyla birlikte yayınlanır. Birim sorumluları/yöneticileri bu yönergenin esaslarının ve uygulama şeklinin tüm birim çalışanlarınca iyi anlaşılmasını sağlamaktan, talimat ve prosedürün gerekliliklerini yerine getirecek bir işleyiş tarzı tesis etmekten ve konu ile ilgili birim içi uygulamaları yapmaktan sorumludurlar.